Eine Arbeitszeiterfassung ist immer dann notwendig, wenn in einem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt sind, deren Arbeitszeiten zur genauen Entgelterfassung benötigt werden. Die meisten Arbeitsverträge beinhalten eine bestimmte Arbeitswochenzeit, die durch die Arbeitnehmer eingehalten werden muss.
Der Arbeitgeber hat über die Zeiterfassung die Möglichkeit zu überprüfen, wann welche Mitarbeiter im Unternehmen anwesend waren.
Es gibt Stellen, da können Arbeitgeber erfahren, welche verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung derzeit zur Verfügung stehen und welche ihnen, als für ihr Unternehmen sinnvollste Lösung erscheint. Derzeit gibt es bekannte und gängige Formen wie die Stechuhr aber auch die elektronische Zeiterfassung wird ebenso häufig wie auch die telefonische oder mobile Zeiterfassung oder die Onlinezeiterfassung genutzt.
Zudem gibt es die Möglichkeit, spezielle Programme zur Zeiterfassung zu nutzen. In kleinen Unternehmen wird die Arbeitszeit häufig über eine Excel-Tabelle erfasst. Welche der Zeiterfassungsmethoden geeignet ist, entscheidet sich nach Art und Größe des Betriebs und den Anforderungen, die an eine Zeiterfassung gestellt werden.
So ist es immer dann sinnvoll eine lokale Zeiterfassung zu installieren, wenn die Mitarbeiter immer im Haus sind. Bei einem hohen Anteil an Außendienstmitarbeitern oder einem weitläufigen Firmengelände ist eine mobile Zeiterfassung, bei der das An- und Abmelden über Internet oder Telefon geschieht, unter Umständen sinnvoll.
Eine ebenfalls lokale und relativ neue Methode ist die Zeiterfassung per Fingerprint, die auch biometrische Zeiterfassung genannt wird. Hier werden weder Stechkarten noch Plastikkarten wie bei der elektronischen Zeiterfassung benötigt, sondern der Mitarbeiter muss seinen Finger auf den Scanner legen. Der Vorteil liegt hier darin, dass weder Stechkarten noch Plastikkärtchen zur Zeiterfassung benötigt werden, die vergessen werden können, weil der Finger automatisch mit dem Mitarbeiter in das Firmengebäude kommt.
Durch diese und die anderen Methoden der Zeiterfassung können die Arbeitszeiten minutengenau erfasst und abgerechnet werden. Auch wenn hier Minusstunden registriert werden, so werden auch die Überstunden der Mitarbeiter erfasst und müssen durch Freizeit vergütet werden oder zu bestimmten Zeitpunkten ausgezahlt werden.
Das kann auch durch die Addition einzelner Überminuten geschehen. Auf der anderen Seite erhalten die Mitarbeiter durch die Zeiterfassung mehr Flexibilität, wann sie ihre Stunden ableisten.
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