Dokumente richtig bearbeiten(#00)

Dokumente richtig bearbeiten

Wer ein Unternehmen gründet oder sich selbstständig macht, weiß genau, dass die Gründung eines Start-ups mit einer guten Idee nicht getan ist. Schier endlos erscheinende Aufgaben nehmen den Alltag eines Junggründers in Beschlag.

Finanzen kalkulieren, gegebenenfalls Personal einstellen und sich auf dem Markt als feste Größe etablieren. Als wenn das nicht schon ausfüllend genug wäre, nimmt einen großer Bereich der Unternehmensführung das korrekte Erstellen sowie Bearbeiten von Dokumenten ein. Um diese Mammutaufgabe von Anfang an effizient zu bewältigen, ohne dabei zu viele Ressourcen zu verschwenden, greifen die meisten Unternehmen zu speziellen Softwareprogrammen. Die helfen ihnen einerseits dabei, die Arbeit zu erleichtern, andererseits dabei, alle bürokratischen Maßnahmen zu beachten. Um Junggründer zu helfen, die bevorstehenden Aufgaben zu meistern, haben wir in diesem Artikel Softwarelösungen aus dem großen Pool der Dokumentenbearbeitung zusammengestellt.

Projekte bearbeiten und Dokumente verwalten

Nicht selten arbeiten mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen an denselben Projekten. Für eine perfekte Organisation sorgen verschiedene Cloudlösungen, dank denen jeder autorisierte Angestellte auf die entsprechenden Dokumente zugreifen kann, ohne dabei einen Haufen Papiermüll zu produzieren. Weiterhin sind Clouds sehr praktisch, weil alle Zahlen, Daten und Fakten zentral verwaltet werden. So kann erst gar kein Chaos entstehen.

Es muss nicht immer teuer sein. Das beweisen die Softwarelösungen Google Docs und Evernote. Beide Programme ermöglichen es ihren Nutzern in Echtzeit gemeinsam an ihren Dokumenten zu arbeiten, sich bei Bedarf Notizen zu machen und eine funktionierende Onlinekommunikation aufzubauen. Wir haben Ihnen die jeweiligen Vorteile kurz zusammengefasst:

Google Docs

Evernote

  • Bestandteil von Google Drive
  • Nur ein Google-Nutzerkonto notwendig
  • Dokumente können geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden
  • Übersetzungsfunktion
  • Echtzeit-Bearbeitungsverlauf
  • Kommentarfunktion
  • Mobile Nutzung dank App-Funktion
  • Einfache Einbindung in Webseiten
  • Mobile Nutzung möglich
  • Kurze Einarbeitungszeit
  • To-do-Listen erstellen
  • Dokumente bearbeiten und verwalten
  • Projektmanagement
  • Archivierung von wichtigen Dokumenten
  • Notizen und Dokumente mit anderen teilen

Sowohl Google Docs (mit seinem großen mitgelieferten Funktionsumfang) als auch Evernote sind nicht nur für Start-ups eine gute Lösung, um Dokumente digital zu verwalten. Durch die integrierte mobile Nutzung ist eine Bearbeitung aller Dateien von überall auf der Welt möglich. Ein besonderer Vorteil ist selbstverständlich die Tatsache, dass beide Programme kostenlos zur Verfügung stehen.

Weiterhin sind Clouds sehr praktisch, weil alle Zahlen, Daten und Fakten zentral verwaltet werden.(#01)

Weiterhin sind Clouds sehr praktisch, weil alle Zahlen, Daten und Fakten zentral verwaltet werden.(#01)

Auftragsbearbeitung und Buchhaltung

Viele gute Start-ups schaffen den Sprung auf den Markt nicht, weil sie einen wichtigen Aspekt der Unternehmensführung vernachlässigen: Die Buchhaltung. Das kann fundamentale Konsequenzen mit sich bringen, denn das Finanzamt findet unvollständige Unterlagen nicht zum Lachen. Im schlimmsten Fall kann es bei der Steuererklärung zu hohen Strafzahlungen kommen. Daher raten wir besonders jenen Gründern, deren Kompetenzen nicht in der Buchhaltung liegen, zu einem Steuerberater oder einer Buchhaltungssoftware.

Was kann eine Software für die Warenwirtschaft?

  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine erstellen
  • Rechnungen & Rechnungskorrekturen
  • Angebote erstellen
  • Belegübernahme
  • Stammdatenanlage
  • Bestellwesen & Lagerhaltung
  • Doppelte Buchführung
  • Jahresabschlüsse
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Schnittstellen zu DATEV & ELSTER

Welche Softwareprogramme eignen sich für Gründer?

Unternehmen verkaufen Produkte oder Dienstleistungen. Das bedeutet automatisch, dass Sie Angebote verfassen, Rechnungen und Auftragsbestätigungen schreiben und Zahlungsein- sowie -ausgänge korrekt verzeichnen müssen. Da kann man schnell mal den Überblick verlieren. Große Firmen lösen das Problem entweder durch eine eigene Buchhaltungsabteilung oder durch einen Steuerberater. Beides übersteigt allerdings in der Regel die finanziellen Rahmen junger Unternehmen.

Ein Softwareprogramm, welches Buchhaltung und Auftragsbearbeitung kombiniert, wurde vom Freiburger Hersteller Lexware auf den Markt gebracht. Lexware hat sich besonders auf kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert, daher ist die Software ideal für Start-ups. Zwar müssen Sie dafür ein bisschen Geld in die Hand nehmen (ab 26,90 Euro pro Monat oder 322,80 Euro jährlich), dafür können Sie sich aber sicher sein, dass Sie immer auf dem aktuellen Stand sind, was Änderungen im Finanzbereich betrifft.

Selbstverständlich gibt es in diesem Bereich ebenfalls Open-Source-Programme, die für den Anfang durchaus nicht schlecht sind. Sie müssen dabei nur bedenken, dass diese selten bis gar nicht über den vollen Funktionsumfang einer lizenzierten Version verfügen. Eine adäquate Möglichkeit wäre unter anderem zero Buchhaltung. Das Programm glänzt durch eine einfache Bedienbarkeit und durch den kostenlosen Zugang. Alle notwendigen Basisfunktionen sind vorhanden – allerdings hauptsächlich zur Buchhaltung, nicht zur Auftragsbearbeitung.

Wir empfehlen Ihnen vor der Kaufentscheidung, eine kostenlose Probierversion zu testen. Sie haben dort die Möglichkeit, verschiedene Funktionen auf Herz und Nieren zu prüfen, damit Sie nicht im Nachhinein feststellen, dass die Software nicht Ihren individuellen Ansprüchen bzw. Anforderungen entspricht. Eine detaillierte Übersicht über verschiedene Buchhaltungsprogramme namhafter Hersteller finden Sie in der Übersicht von Gründerküche.

Wir raten zu einem Steuerberater oder einer Buchhaltungssoftware.(#02)

Wir raten zu einem Steuerberater oder einer Buchhaltungssoftware.(#02)

Dokumentenmanagement

Der Traum vieler Unternehmen ist ein papierloses Büro. Selbstverständlich funktioniert keine Firma ohne diverse Ausdrucke, die fein säuberlich in unzähligen Aktenordnern abgeheftet werden. Allerdings spricht nichts gegen eine zusätzliche digitale Verwaltung aller wichtigen Dokumente. Das bietet den Vorteil, dass der Inhalt schneller für alle abrufbar ist, als wenn Sie sich erst durch viele Stapel von Papieren kämpfen müssen. Was muss ein adäquates Dokumentenmanagement daher können?

  • Erstellung & Bearbeitung von Dokumenten
  • Verteilung & Archivierung
  • Zuordnung in verschiedene Themenbereiche
  • Suchfunktion & Volltextsuche
  • Uvm.

Das Angebot sogenannter Enterprise-Content-Management-Systeme (kurz DMS/ECM) ist groß. Selbstverständlich ist auch in diesem Bereich Google mit seiner Cloudlösung Google Drive ganz vorn dabei. Der Filesharing-Dienst ermöglicht sowohl das Erstellen als auch das Teilen von Dokumenten. In der Regel erhalten Unternehmen bis zu 15 Gigabyte Online-Speicher kostenlos. Darüber hinaus muss alles käuflich erworben werden.

Für mittelständische Unternehmen eignet sich weiterhin das System HABEL. Der Vorteil: Branchenspezifische Anforderungen werden berücksichtigt, wenn jegliche Geschäftsprozesse digital abgespeichert werden. Weiterhin wird jeder Geschäftsvorgang nach Abschluss gebündelt archiviert. Leider ist es nicht möglich, den Preis des Programms auf der Webseite herauszufinden. Um die anfallenden Kosten zu erfahren, muss man sich zunächst mit dem Kundenservice in Verbindung setzen, der Ihnen ein individuelles, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot macht.

Selbstverständlich funktioniert keine Firma ohne diverse Ausdrucke, die fein säuberlich in unzähligen Aktenordnern abgeheftet werden.(#03)

Selbstverständlich funktioniert keine Firma ohne diverse Ausdrucke, die fein säuberlich in unzähligen Aktenordnern abgeheftet werden.(#03)

Vorteile eines Dokumentenmanagements

Der Wirtschaftsmarkt ist auf so ziemlich jeder Ebene hart umkämpft. Es kann demnach für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend sein, schnell auf Dokumente, Angebote und Beauftragungen zugreifen zu können. An dieser Stelle hilft Ihnen ein Dokumentenmanagement:

  • Es beschleunigt die Arbeitsprozesse, weil langes Suchen entfällt.
  • Vorgänge werden transparenter gestaltet.
  • Der Kundenservice wird verbessert, weil Sie oder Ihre Mitarbeiter mit wenigen Clicks auf alle notwendigen Informationen zugreifen können.
  • Die Sicherheit wird erhöht, weil Sie Back-ups besitzen, falls Dokumente versehentlich vernichtet werden oder abhandenkommen.
  • Sie gestalten eine einheitliche Informationsplattform, auf die jede autorisierte Person zugreifen kann.

Aufbewahrungsfristen beachten

Bestimmte Dokumente müssen nach §238 und §257 des Handelsgesetzbuches sowie laut §147 der Abgabenordnung von Unternehmen aufbewahrt werden. Daher hat der Gesetzgeber für Geschäftsunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren – je nach Art der Unterlagen – vorgeschrieben.

Die Frist beginnt immer am Jahresende, wo die Erstellung oder die letzte Anpassung eines Schriftstücks erfolgte. Es ist daher wichtig, dass Sie bei der Berechnung von Aufbewahrungsfristen stets den letzten Eintrag im Blick behalten! Sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie relevante Unterlagen zu früh entsorgen. Dann ist die Not groß. Akademie.de hat in einem Artikel alle wesentlichen Fakten zu diesem Thema zusammengestellt. Weiterhin wird dort ein Beispiel aufgeführt, welcher Unterlagen Sie sich beispielsweise 2017 entledigen können.


Bildnachweis: © Shutterstock Titelbild: Jat306, #01: Gorodenkoff, #02: Rawpixel, #03: Brian A Jackson

Über 

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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