Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags, können jedoch oft als zeitaufwändig und ineffektiv wahrgenommen werden. Die BG ETEM bietet hilfreiche Tipps, um Besprechungen effizienter zu gestalten und die investierte Zeit sinnvoll zu nutzen. Indem man die Notwendigkeit hinterfragt, klare Ziele definiert und den Ablauf gut plant, können Besprechungen produktiver und weniger stressig werden.
Optimierung von Besprechungen: Kosten senken, Nutzen steigern!
Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie finden entweder im Besprechungsraum oder per Videokonferenz statt. Allerdings empfinden viele Teilnehmer die Meetings als weniger nützlich als kostspielig. Der Grund hierfür liegt häufig darin, dass sie nicht genau wissen, worum es in der Besprechung geht und welches Ziel verfolgt wird. Zudem neigen viele dazu, während einer Videokonferenz parallel andere Aufgaben zu erledigen und dadurch den eigentlichen Inhalt kaum mitzubekommen. Die investierte Zeit wird im Nachhinein oft als verschwendet angesehen und kann zu Stress führen.
Eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Anzahl und des Ablaufs von Besprechungen im Betrieb ist ratsam, um Zeit und Ressourcen effizienter zu nutzen. Die BG ETEM bietet nützliche Tipps für Organisatoren von Meetings, um sowohl digitale als auch Präsenzbesprechungen effektiver zu gestalten und bessere Ergebnisse zu erzielen.
- Die Organisatoren sollten immer wieder die Notwendigkeit von Meetings in Frage stellen. Sind sie wirklich erforderlich oder könnten die Informationen auch einfach per E-Mail mitgeteilt werden? Häufig sind umfangreiche und genau terminierte Besprechungen nicht notwendig und das zu besprechende Thema lässt sich leicht schriftlich festhalten. Außerdem sollte überlegt werden, ob eine persönliche Präsenzveranstaltung notwendig ist, die eine weite Anreise für die Teilnehmer bedeutet, oder ob eine Videokonferenz ausreicht
- Die Festlegung von Zielen ist entscheidend für den Erfolg einer Besprechung. Eine detaillierte Agenda und relevante Vorab-Informationen helfen den Teilnehmern, sich auf die Diskussion vorzubereiten und ermöglichen ein effizientes Meeting mit konstruktiven Ergebnissen
- Bei gemeinsamen Entscheidungen ist es wichtig, alle relevanten Personen einzuladen, um eine umfassende Diskussion und eine fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Gleichzeitig sollten die Organisatoren sorgfältig prüfen, ob die Liste der Eingeladenen nicht zu lang ist, um die Arbeitszeit effizienter zu nutzen. Die Teilnahme sollte auf diejenigen beschränkt sein, die tatsächlich etwas zum Thema beitragen können. Es ist wichtig, den Nicht-Eingeladenen zu erklären, dass ihr Fernbleiben aufgrund ihrer spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfolgt und nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist
- Für eine effiziente Besprechung mit einer umfangreichen Tagesordnung ist es entscheidend, den Ablauf sorgfältig zu planen. Ein pünktlicher Beginn, eine klare Moderation und eine exakte Zeitplanung gewährleisten, dass sich die Teilnehmer nicht an wenigen Punkten festbeißen und das Meeting unnötig in die Länge zieht
- Nach Abschluss der Besprechung ist es wichtig, die Ergebnisse zu dokumentieren und alle Teilnehmer mit einem Protokoll zu versorgen. Zusätzlich sollten eventuelle Arbeitsaufträge klar und konkret verteilt werden, um sicherzustellen, dass die besprochenen Punkte im Arbeitsalltag nicht vergessen werden
Eine effektive Besprechung spart Zeit und steigert die Produktivität. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit von Meetings, die klare Definition von Zielen, die gezielte Einladung relevanter Personen, eine sorgfältige Planung des Ablaufs und die Dokumentation der Ergebnisse können Meetings effizienter gestaltet werden. Dies führt dazu, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer weniger gestresst sind und ihre Arbeitszeit effektiver nutzen. Es ist daher ratsam, die Tipps der BG ETEM zu beachten und regelmäßig Meetings im Betrieb zu optimieren.
Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen eröffnet sich die Möglichkeit, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu optimieren und dadurch die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern. Meetings werden zu wertvollen Gelegenheiten für produktiven und zielgerichteten Austausch, anstatt Zeit und Energie zu verschwenden.
