Digitalisierung der operativen und manuellen Backend Prozesse von Start Ups und KMUs

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Die Digitalisierung der Backend Prozesse sowie operativer Prozesse ist die große Herausforderung, der sich KMU stellen müssen. Dabei lernen sie von Startups und deren digitalen Strukturen.

Startups als Lehrer für KMUs?

War es einst die Technologiebranche, die von Startups gefüllt wurde, sind es jetzt alle Bereiche, in denen die Newcomer für Furore sorgen. Sie bringen gleichzeitig die Digitalisierung der Prozesse mit sich und zeigen derartige Notwendigkeiten auf.

Ein Startup hat dabei viele Vorteile auf seiner Seite: Es besitzt hohe Wachstumsraten und kann dank agiler Struktur anders handeln als viele andere Unternehmen. Produkte gelangen schneller auf den Markt, Mitbewerber werden rascher abgehängt. Das setzt aber ein Multi-Channel-Fulfillment in der Logistik und in anderen Bereichen voraus.

Digitalisierung der Prozesse fordert KMUs

Jedes KMU ging einst als Startup an das künftige Unternehmensleben heran und legte dabei einen mehr oder weniger glänzenden Start hin. Doch im Laufe der Zeit vergessen viele KMUs, dass sie sich weiter anpassen, dass sie am Puls der Zeit bleiben müssen. Die Digitalisierung ist ein wichtiges Schlagwort, wobei es nicht darum geht, eingefahrene Strukturen aufzubrechen und durch digitale Aktivitäten zu ersetzen.

Das bloße Umstellen von schriftlicher Post auf E-Mail-Verkehr ist keine digitale Transformation! Vielmehr müssen komplette Strukturen digitalisiert und operative Prozesse auf digitalem Wege durchgeführt werden. Vertriebs- und Marketingstrukturen sind von der Digitalisierung betroffen, auch die Möglichkeiten der Kundenbindung müssen betrachtet und verändert werden. Vor allem KMUs sind von den neuen Herausforderungen betroffen, während Startups meist schon digital beginnen. Sie müssen sich nicht umstellen, sondern starten direkt mit digitalen Prozessen.

Startups als Innovationsbremse?

Eine interessante Betrachtung: Können Startups auch zur eigenen Behinderung werden, weil sie digitale Prozesse behindern bzw. Innovationen nicht ausreichend vorantreiben? Experten sind der Meinung, dass ein Startup häufig keine Fehlertoleranz lebt. Das heißt, dass vor allem nach innen keine Fehler akzeptiert werden, aus denen sich aber wiederum lernen ließe.
Innovationen lassen sich damit nicht vorantreiben. Hier ist ein KMU im Vorteil, denn dieses hat aus eigenen Erfahrungen gelernt und Wege gefunden, wie es sich mit Fehlern umgehen lässt. Das bedeutet, dass die Innovationskraft der Startups mit der Fehlertoleranz der KMUs verbunden werden muss, um die ideale Unternehmenskultur und Herangehensweise zu finden.

Können Startups auch zur eigenen Behinderung werden, weil sie digitale Prozesse behindern bzw. Innovationen nicht ausreichend vorantreiben? ( Foto: Shutterstock - _metamorworks )

Können Startups auch zur eigenen Behinderung werden, weil sie digitale Prozesse behindern bzw. Innovationen nicht ausreichend vorantreiben? ( Foto: Shutterstock – _metamorworks )

Digitalisierung der Prozesse: Herausforderungen für Unternehmen im Wandel

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist für moderne Unternehmen unverzichtbar, wobei auch qualifiziertes Personal zur Umsetzung der Veränderungen nötig ist. Auch hier haben es Startups deutlich leichter.

Sie bieten meist jüngere Strukturen, sind flexibler und haben andere Arbeitszeitmodelle. Junge IT-Talente gehen nicht selten lieber in ein Startup, als sich auf die leider oft festgefahrenen Strukturen eines KMU einzulassen.

Für Letzteres ergeben sich damit die folgenden Herausforderungen:

  • Nutzung digitaler Tools zur Verbesserung der Backend Prozesse
  • Umsetzung neuer Geschäftsideen durch digitale Möglichkeiten
  • operative Prozesse an Marktgegebenheiten und Kundenerwartungen anpassen
  • keine Null-Fehler-Politik betreiben
  • Einbindung von qualifiziertem IT-Personal

Digitalisierung im Mittelstand: Neue Geschäftsmodelle finden

Die Digitalisierung der KMU muss auf neue Geschäftsmodelle ausgerichtet sein bzw. auf digitale Technologien und deren Einsatz. Dabei muss das Unternehmen nicht komplett digital werden, denn es wird immer auch traditionelle Unternehmen geben. Diese sollten jedoch wissen, dass Digitalisierung essenziell ist und die digitalen Möglichkeiten für sich nutzen, um einen Vorsprung vor dem Wettbewerb zu bekommen.

Bestehende Prozesse anpassen

Die Digitalisierung muss eine Möglichkeit sein, um bestehende Prozesse an die modernen Anforderungen anpassen zu können. Verschiedene Tools können genutzt werden, mit denen sich eine Geschäftsinfrastruktur anpassen lässt. Digitale Vertriebssysteme und ERP über die Cloud sind nur zwei Beispiele für Möglichkeiten, die KMUs offenstehen.

Dabei muss auch das Management genauer betrachtet werden, denn mit den inzwischen verfügbaren Frameworks ist es auch dort möglich, eine agile Struktur zu implementieren. Mit der Digitalisierung aller Prozesse lässt sich am Ende ein Plus an Effizienz gewinnen, sodass kleine und mittlere Unternehmen die gewählte Marktposition besser verteidigen können.

Mit Erfolg gescheitert?

Wenn schon scheitern, dann aber richtig! Damit ist nicht der komplette Zusammenbruch gemeint, sondern vielmehr das methodische Scheitern, das eine gewisse Struktur aufweist. Genau das ist eine große Stärke von Startups, die nach dem sogenannten „Fail-Fast-Prinzip“ agieren. Junge Unternehmen, die sich auf Fehler einlassen, machen diese meist schon in der Anfangszeit des Unternehmens und erlauben sich damit selbst, ständig zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Sie müssen kein Produkt herstellen, das am Markt vorbei entwickelt wurde, sondern lernen direkt aus den Erfahrungen.

Das kurzfristige Scheitern sorgt für schnelle Erfolge. So paradox das klingen mag, so geht es doch hierbei um die Weitsicht eines jungen Unternehmens. ( Foto: Shutterstock- metamorworks)

Das kurzfristige Scheitern sorgt für schnelle Erfolge. So paradox das klingen mag, so geht es doch hierbei um die Weitsicht eines jungen Unternehmens. ( Foto: Shutterstock- metamorworks)

Warum das MVP so wichtig ist

Sämtliche Backend Prozesse sowie operative Prozesse sollten wie beim Startup nach dem Vorbild des MVP (Minimum Viable Product) angegangen werden. Das heißt, dass nichts von Anfang an perfekt ist, zumal sich die Anforderungen des Marktes jederzeit ändern können. Es geht vielmehr darum, ein Produkt so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen und es dann nach und nach zu verbessern und anzupassen.

Das kurzfristige Scheitern sorgt für schnelle Erfolge. So paradox das klingen mag, so geht es doch hierbei um die Weitsicht eines jungen Unternehmens. Es lernt aus den Fehlern, passt sein Produkt oder seine Leistung an und bietet dem Kunden nur noch das, was dieser wirklich haben möchte. An dieser Stelle spielt das Feedback der Kunden eine große Rolle, wobei dieses nur erreicht werden kann, wenn die internen Prozesse darauf abgestimmt sind. Denn: Das Feedback darf nicht nur eingehen, Startups müssen auch in der Lage sein, dieses auszuwerten. Womit wir wieder bei der Notwendigkeit der Digitalisierung wären, denn ohne diese ist es praktisch unmöglich, sämtliches Kundenfeedback sinnvoll auszuwerten.

Für Unternehmen sind die laufenden Kosten ein zentraler Faktor für die Darstellung der eigenen Wirtschaftlichkeit. Dabei gibt es Kosten, die sich nicht vermeiden lassen. Sie fallen für das Personal, für die Infrastruktur und für Mieten an. Andere Kosten lassen sich anpassen, wobei hier unter anderem die Produktentwicklungskosten gemeint sind. Doch:

Es vergeht zum einen viel Zeit, zum anderen kostet es jede Menge Geld, ein Produkt bis zur Marktreife zu bekommen bzw. später immer wieder anzupassen. Wer also ein MVP entwickelt, spart am Ende Geld. Das Lernen aus Fehlern kann bis zu 90 Prozent der Entwicklungskosten sparen.

Der MVP wird auf den Markt gebracht und hier praktisch auf dem Feld getestet. Die Erkenntnisse aus der Anwendung gehen in die Verbesserung des Produkts ein, welches dann optimiert in Serie gehen kann. Dazu gibt es einen weiteren Vorteil: Durch den Verkauf des MVP lassen sich bereits einige Kosten wieder hereinholen, auch wenn das eigentliche Produkt noch gar nicht auf dem Markt ist.

Das heißt, dass das MVP weniger in der Entwicklung kostet, rascher auf den Markt gelangt und einen Teil der Kosten bereits wieder einspielt. So lässt sich die Durststrecke bis zur eigentlichen Marktreife des Produkts überbrücken und so manche Startups überleben diese Durststrecke deutlich besser.

Fazit: Digitalisierung als große Aufgaben für KMUs

Auch wenn schon seit geraumer Zeit von der digitalen Transformation zu hören ist, so ist sie scheinbar noch längst nicht in allen Unternehmen wirklich angekommen. Wie sonst kann es sein, dass immer noch Aufgaben manuell erledigt werden, Fehler nicht berücksichtigt und Produkte erst bis zur endgültigen Serienreife gebracht werden, ehe sie auf den Markt kommen? Digitale Geschäftsmodelle sollten mit einem MVP getestet und angepasst werden.

Nur damit haben KMUs die Chance, mit den rasch wachsenden Startups mitzuhalten und ihren Platz auf dem Markt zu behaupten. Mehr noch, sie können ihren Platz nicht nur behaupten, sondern sogar einen Vorsprung vor anderen Unternehmen erzielen. Der Weg in das digitale Zeitalter lässt sich damit leichter und vor allem erfolgreicher beschreiten.

Über den Autor

Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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