Kleinunternehmerregelung: Definition, Voraussetzungen, Sonderfälle, Rechnung & Umsatzsteuer

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Wer im Nebenerwerb als Freiberufler oder Selbstständiger durchstarten will, ist mit der Kleinunternehmerregelung gut beraten. Keine Bilanzierungspflicht, keine Umsatzsteuer, vereinfachte Rechnungen. Und wo ist der Haken?

Die Kleinunternehmerregelung: Vereinfachte Regelungen für Unternehmer

Die Kleinunternehmerregelung kommt vor allem für diejenigen in Betracht, die gerade erst selbstständig durchstarten und den Markt sondieren wollen. Auch diejenigen, die erst einmal im Nebenerwerb das Unternehmertum kennenlernen wollen, profitieren von dieser Regelung, die auf die Erhebung von Umsatzsteuern verzichtet. Doch die Kleinunternehmerregelung für Freiberufler und Selbstständige ist nicht in jedem Fall eine gute Idee.

Definition: Die Kleinunternehmerregelung bringt Vorteile

Laut Definition handelt es sich bei der Kleinunternehmerregelung um eine Besonderheit des Umsatzsteuerrechts. Dort ist in § 19 UStG vorgesehen, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen. Sie können im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer geltend machen und müssen diese als zusätzlichen Kostenfaktor sehen.

Vorteilhaft ist damit der geringere bürokratische Aufwand, denn ein Kleinunternehmer ist weder zur Gewinn- und Verlustrechnung noch zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Kleinunternehmer können freiberuflich oder selbstständig tätig sein und können sowohl ein Einzelunternehmen führen als auch ein Unternehmen mit einer der folgenden Gesellschaftsformen:

  • GmbH
  • GbR
  • UG
  • AG

Maßgeblich für die Nutzung der Kleinunternehmerregelung ist nicht die Größe des Unternehmens, sondern der Umsatz, der erzielt wird. Für das vorausgegangene Jahr dürfen es maximal 22.000 Euro gewesen sein, im laufenden Jahr darf der Umsatz 50.000 Euro nicht übersteigen.

Wichtig zu wissen: Der Kleinunternehmer kann auf die Regelbesteuerung optieren und gegenüber dem Finanzamt erklären, dass er zu dieser Besteuerungsart wechselt. An diese Entscheidung ist der Unternehmer aber für fünf Jahre gebunden. Danach kann wieder zurück zur Kleinunternehmerregelung wechseln.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung

Zu den wichtigsten Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung zählen die bereits erwähnten Einnahmegrenzen:

  • 22.000 Euro im vorangegangenen Jahr bzw. im Jahr der Gründung
  • 50.000 Euro im laufenden Jahr

Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein, außerdem ist zu berücksichtigen, dass es sich um den Umsatz und nicht um den Gewinn handelt. Die Umsätze für das Jahr der Gründung werden geschätzt.

Die Kleinunternehmerregelung beantragen

Die Erklärung zur Nutzung der Kleinunternehmerregelung wird gegenüber dem Finanzamt getätigt. Hierfür gibt es einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der ausgefüllt werden muss. Das Formular kann direkt beim Finanzamt angefragt oder auf den Seiten der Bundesfinanzverwaltung heruntergeladen werden. Wichtig sind auf dem Formular die folgenden Zeilen:

  • Zeile 131: Eintrag der geschätzten Umsätze für das Jahr der Gründung
  • Zeile 133: Häkchen für die gewünschte Kleinunternehmerregelung
  • Zeile 134: Bei nicht gewünschter Kleinunternehmerregelung Häkchen setzen

Das Finanzamt überprüft die Angaben und teilt dem Gewerbeamt mit, dass hier ein neues Unternehmen tätig wird. Gewerbesteuern fallen angesichts der geringen Umsätze in der Regel nicht an. Außerdem teilt das Finanzamt dem Kleinunternehmer eine Steuernummer zu, die fortan bei der Kommunikation mit dem Finanzamt angegeben werden muss.

Wichtige Sonderfälle bei der Kleinunternehmerregelung

Wie immer gibt es auch bei der Kleinunternehmerregelung Sonderfälle, die im Folgenden kurz dargestellt werden:

  1. Zu hohes Einkommen im Jahr der Gründung

    Wer nicht direkt am 1. Januar startet, muss die geschätzten Umsätze für das Jahr der Gründung auf alle Monate des Jahres hochrechnen. Das heißt, dass jemand, der im Juni seine Tätigkeit als Kleinunternehmer beginnt, die Umsätze auf den Zeitraum von Januar bis Dezember schätzen muss. Übersteigt die Schätzung 22.000 Euro, kann die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen werden.

  2. Führen mehrerer Unternehmen

    Die Kleinunternehmerregelung ist an die Person des Unternehmers gebunden. Daher kann die Regelung auch nicht für verschiedene Unternehmen, die auf einen Unternehmer laufen, beansprucht werden. Der Gesamtumsatz ist in dem Fall relevant.

  3. Umsatzsteuerfreie Tätigkeiten bleiben unberücksichtigt

    Wer neben dem Unternehmen einer anderen Tätigkeit nachgeht, die per Gesetz umsatzsteuerfrei ist, muss diese bei der Kleinunternehmerregelung nicht berücksichtigen. Zu nennen sind hier Steuerbefreiungen

    – bei ärztlichen Heilbehandlungen,
    – die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken,
    schulische Angebote oder
    – die Tätigkeit als Versicherungsmakler.

    Angerechnet wird dann nur der Umsatz, der mit dem für die Kleinunternehmerregelung relevanten Unternehmen erzielt wird.

Rechnungen von Kleinunternehmern

Auch Kleinunternehmer müssen gesetzliche Vorgaben zu Rechnungen und deren Pflichtinhalten berücksichtigen. Sie müssen binnen sechs Monaten eine Rechnung für die erbrachte Leistung ausstellen, sofern diese Leistung an einem anderen Unternehmer erbracht wurde. Auf der Rechnung sollte der Hinweis auf § 19 UStG zu finden sein, damit die nicht ausgewiesene Umsatzsteuer direkt erklärt wird. Zu den Pflichtangaben, die auf der Rechnung des Kleinunternehmers zu finden sein sollten, zählen diese:

  • vollständiger Name und Adresse des Kleinunternehmers
  • vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • Datum der Rechnung
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Menge der erbrachten Leistung oder gelieferten Waren
  • Liefer- oder Leistungsdatum
  • Hinweis auf § 19 UStG
  • Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung bei grundstücksbezogenen Leistungen

Keine Umsatzsteuer: Folgen der Kleinunternehmerregelung

Die Umsatzsteuer für Kleinunternehmer wird nicht erhoben, der Unternehmer kann dafür aber auch keine Vorsteuer abziehen. Dies gilt auch für die Einfuhrumsatzsteuer. Wer auf seinen Rechnungen trotzdem die Umsatzsteuer ausweist, schuldet die eingenommene Summe dem Finanzamt und muss sie entsprechend abführen. Zum Vorsteuerabzug ist der Kleinunternehmer aber dennoch nicht berechtigt.

Wichtig:
Kleinunternehmer schulden keine Umsatzsteuer, müssen aber dennoch einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung machen. Diese wird jeweils für das abgelaufene Kalenderjahr verlangt.

Beenden der Kleinunternehmerregelung

Der Kleinunternehmer hat die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Dies ist immer für ein komplettes Jahr möglich, ein anteiliger Verzicht für einzelne Monate des Jahres ist nicht erlaubt.

Das Beenden der Regelung muss nicht schriftlich kundgetan werden, es reicht auch, durch „schlüssiges Verhalten“ und durch das Einreichen der Umsatzsteuererklärung deutlich zu machen, dass von der Kleinunternehmerregelung Abstand genommen wird. Der Verzicht darauf ist aber für fünf Jahre bindend, erst danach kann eine erneute Wahl getroffen werden.

Mit dem Verzicht auf die Regelung muss auch der Verweis auf der Rechnung auf die Nichterhebung der Mehrwertsteuer entfernt werden. Außerdem kann die Vorsteuer, die der Unternehmer selbst auf Lieferungen und Leistungen anderer Unternehmer bezahlt, gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht und mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnet werden. Je nach Höhe der Einnahmen ist dann eine bis zu monatliche Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen.

FAQs zur Kleinunternehmerregelung

Wie viel Umsatz als Kleinunternehmer?

Der Umsatz als Kleinunternehmer darf im vergangenen Jahr 22.000 Euro nicht überstiegen haben. Für das laufende Jahr liegt die Umsatzgrenze bei 50.000 Euro. Wer über diese Grenzen kommt, verliert den Status als Kleinunternehmer und unterliegt der Regelbesteuerung.

Wie viel darf ich als Kleinunternehmer verdienen (2021)?

Kleinunternehmer dürfen seit 2020 bis zu 22.000 Euro im vorangegangenen Jahr verdient haben. Im laufenden Jahr dürfen es bis zu 50.000 Euro sein. Diese Umsatzgrenzen gelten auch für 2021.

Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung sieht vor, dass der Unternehmer keine Umsatzsteuer erhebt und ausweist. Auf den Rechnungen erscheint der Verweis auf § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Der Kleinunternehmer ist im Gegenzug nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt.

Wann muss ein Kleinunternehmer Umsatzsteuern zahlen?

Der Kleinunternehmer muss Umsatzsteuern zahlen, wenn er auf seinen Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweist. Er macht damit automatisch von der Regelbesteuerung Gebrauch und muss die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Über den Autor

Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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