Spesen: Verschiedene Kosten bei Auswärtstätigkeiten

Eine Übernachtung im Hotel sowie der Kauf von Speisen und Getränken während einer Dienstreise wird als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Dieser nennt sich im Fachjargon „Spesen“, welche wiederum vom Arbeitgeber erstattet werden. Auch die Abrechnung gegenüber dem Finanzamt ist möglich.

Meist geht es bei einer Spesenabrechnung nur darum, die Kosten für Speisen und Getränke zurückzubekommen, teilweise werden aber auch alle anfallenden Kosten während einer längeren Abwesenheit von zu Hause einbezogen. Dann gehören auf die Spesenabrechnung auch die Kosten für die An- und Abreise, für die Mobilität vor Ort sowie für das Hotel. Damit werden alle Reisekosten zusammengezählt, die während der Dienstreise anfallen. Teilweise werden sogar die Telefonkosten mit hinzugerechnet.

Die Abrechnung der Spesenkosten erfolgt bei einem Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber. Selbstständige hingegen müssen den Verpflegungsmehraufwand über die Steuererklärung geltend machen. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten nicht, werden sie in die Einkommenssteuererklärung eingetragen und vom Finanzamt erstattet. Sie mindern in dem Fall die Einkommenssteuerlast.

Wichtig zu wissen: Es werden nicht alle Kosten zurückerstattet, sondern es geht lediglich um die tatsächlich entstandenen und nachweisbaren Mehrkosten. In der Regel gibt es einen Pauschalbetrag pro Arbeitstag, der angesetzt werden kann.

So hoch ist die Spesenpauschale

Die Spesenkosten werden für Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland je nach Aufenthaltsdauer berechnet. Dabei hat die Abrechnung über Spesenpauschalen einen großen Vorteil: Die Kosten werden nach Aufenthaltsdauer vergütet und es muss keine detaillierte Spesenabrechnung erstellt werden.

Unterschieden wird zwischen diesen Pauschalen:

Kleine Spesenpauschale

Die Abwesenheit aufgrund einer beruflichen Auswärtstätigkeit beträgt zwischen 8 und 24 Stunden. Pro An- und Abreisetag werden 14 Euro gewährt.

Große Spesenpauschale

Der Aufenthalt außerhalb der eigenen Wohnung und der üblichen Arbeitsstätte dauert dienstreisebedingt mehr als 24 Stunden an.

Die Pauschale beträgt 28 Euro. Hinzu kommt die Pauschale für den An- und Abreisetag. Eine reine Übernachtung kann mit 20 Euro pro Nacht angegeben werden.

Wer diese Pauschalen nicht nutzen, sondern eine detaillierte Spesenabrechnung erstellen möchte, muss die Kosten über Quittungen und andere Belege nachweisen können. Dies erhöht allerdings den Aufwand beträchtlich.

Das sagt das Finanzamt

Das Finanzamt erstattet die angefallenen Spesen über die Pauschalbeträge, zu denen unter anderem die Reisekostenpauschale zählt. In der Steuererklärung werden damit nicht die tatsächlich angefallenen Kosten geltend gemacht.

Wie hoch die einzelnen Spesensätze genau sind, hängt auch vom Reiseland ab.

Übrigens erstattet das Finanzamt beispielsweise Übernachtungskosten nur dann in voller Höhe, wenn sie als angemessen eingestuft werden. Wer als Arbeitnehmer auf Dienstreise in einem Luxushotel übernachten möchte, kann die Kosten dafür nicht voll abrechnen. Hierfür gibt es lediglich den üblichen Pauschalsatz.

Die Kosten, die darüber liegen, müssen vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Vergleichbares gilt für Speisen und Getränke: Mehrgängige Menüs im Sternerestaurant bezahlt kein Finanzamt.

Die Spesenkosten werden für Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland je nach Aufenthaltsdauer berechnet. (Foto: AdobeStock – 513463004 bongkarn)