Home-Office-Pflichten: Arbeitgeber müssen das alles noch dazulernen

Was ist im Home-Office wichtig? Ihre Pflichten mögen Arbeitgeber oft gar nicht. Diese und weitere Fragen zum Home Office stellen sich dank der nun verpflichtend modern gewordenen Arbeitsweise.

Home-Office: Diese Pflichten gelten für Arbeitgeber

Die Bundesregierung hat angeordnet, dass Arbeitgeber einem Arbeitnehmer anbieten müssen, im Home-Office zu arbeiten, sofern keine betrieblichen Gründe dagegenstehen. Eine Pflicht zum Home-Office gibt es aber nicht, denn ein Angestellter kann das Angebot zur Heimarbeit durchaus ablehnen.

Das Direktionsrecht des Arbeitgebers endet an der Wohnungstür der Mitarbeiter! Die privaten Räume müssen nicht als Arbeitsräume genutzt werden. Diese und weitere Home-Office-Pflichten sollten Arbeitgebern bekannt sein.

Keine Pflicht zum Home-Office auf beiden Seiten

Nicht nur der Arbeitnehmer kann den Wunsch des Arbeitgebers, ihn im Home-Office arbeiten zu lassen, ablehnen. Auch umgekehrt gilt, dass der Arbeitgeber ein derartiges Ansinnen seitens des Angestellten ablehnen kann. Die Organisation darf im Unternehmen so gestaltet werden, wie es sinnvoll erscheint.

Hier ist das unternehmerische Konzept zu berücksichtigen. Stellt sich bei näherer Betrachtung heraus, dass es durch die nötigen Abläufe im Unternehmen nicht möglich ist, diesen von zu Hause aus gerecht zu werden, kann der Arbeitgeber die Frage nach der Arbeit im Home Office verneinen. Es hat allerdings die Pflicht, den Anspruch und eine mögliche Umsetzbarkeit zu prüfen.

Es gibt allerdings ausnahmsweise die Möglichkeit, dass ein Arbeitnehmer seine Home-Office-Beschäftigung durchsetzen kann. Dies ist der Fall, wenn es eine entsprechende Betriebsvereinbarung gibt oder das Einverständnis seitens des Arbeitgebers zu einem Interessenausgleich.

Doch auch hier gilt, dass es keinen dauerhaften Anspruch auf die Arbeit im Home Office gibt, entsprechende Zusagen können arbeitgeberseitig aufgehoben werden.

Nicht nur der Arbeitnehmer kann den Wunsch des Arbeitgebers, ihn im Home-Office arbeiten zu lassen, ablehnen.( Foto: Shutterstock-Africa Studio)

Nicht nur der Arbeitnehmer kann den Wunsch des Arbeitgebers, ihn im Home-Office arbeiten zu lassen, ablehnen.( Foto: Shutterstock-Africa Studio)

Verpflichtung zur Zeiterfassung (Video)

Nicht nur bei der Arbeit in den unternehmenseigenen Büroräumen, sondern auch im Home-Office hat der Arbeitgeber die Verpflichtung zur Zeiterfassung. Der Europäische Gerichtshof hatte mit seinem Urteil mit dem Aktzenzeichen C-55/18 am 14. Mai 2009 entschieden, dass Unternehmen Systeme zur Zeiterfassung bereitstellen müssen.

Dabei wurde nicht eingeschränkt, ob es sich um die Zeiterfassung nur in den Unternehmensräumen oder auch bei der sogenannten Remote Work und neuerdings im Home Office handele. Durch die neue digitale Zeiterfassung wie z.B. mit Timemaster ist es möglich, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erfassen, unabhängig von ihrem Arbeitsort und auch unabhängig davon, ob sie am PC oder am Smartphone arbeiten.

Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen ist damit sichergestellt. Zugleich lassen sich modular aufgebaute Systeme individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse im Unternehmen anpassen.

Sehr hilfreich dabei:
Die Zeiterfassung per App bietet zudem die Möglichkeit, die Anzahl der Urlaubstage und das Zeitkonto einzusehen, sodass jederzeit die gewünschte Transparenz gegeben ist.

Tipp:
Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Home Office! Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer maximal zehn Stunden am Tag arbeiten darf und dass eine Mehrarbeit über den Zeitraum von sechs Monaten ausgeglichen werden muss.

Video: #25 – Home Office Pflicht

Arbeitszeitgesetz gilt auch für Pausen

Ein Beschäftigter hat normalerweise Anspruch auf eine halbe Stunde Pause am Tag, wenn die Arbeitszeit unter acht Stunden liegt. Bei einer längeren Arbeitszeit erhöht sich der Pausenanspruch auf 45 Minuten.

Zu den Home-Office-Pflichten des Arbeitgebers gehört, sich auch um die Pausenzeiten des Angestellten Gedanken zu machen. Diese sind sicherlich flexibler zu handhaben, da die Mitarbeiter zu Hause selten so strikt an ihrem Arbeitsplatz verweilen. Dennoch heißt Home Office nicht, dass der Angestellte jederzeit daheim erreichbar sein muss, hier gelten die Grundsätze des Arbeitszeitgesetzes.

Dementsprechend ist es auch rechtens, dass der Mitarbeiter einen Freizeitausgleich in Anspruch nimmt, wenn er zum Beispiel Kunden im Ausland betreut und die dortige Zeitverschiebung dazu führt, dass Telefonate immer nur in den Abendstunden durchzuführen sind.

Der Mitarbeiter hat dann das Recht, die Arbeitszeit zu verlagern, was allerdings immer in Absprache mit dem Chef vorgenommen werden sollte. Spezielle Regelungen sollten individuell festgehalten werden, dabei sind klare schriftliche Vereinbarungen gefragt.

Arbeitsschutz gehört zu den Home-Office-Pflichten der Arbeitgeber

Die Pflichten für Arbeitgeber sind nicht immer ganz eindeutig, denn selbst die juristische Literatur ist sich nicht ganz einig darüber, welche Arbeitsschutzbestimmungen bei der Arbeit von zu Hause aus eingehalten werden müssen.

Die Arbeitsstättenverordnung gilt für Telearbeitsplätze, die der Chef in den privaten Räumen des Mitarbeiters ausstattet, die sicher sein müssen und alle Arbeits- und Kommunikationsmittel zur Verfügung stellen. Die „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ regeln Entsprechendes. Sie gelten aber nur bedingt für die Arbeit im Home Office, zudem können sie seitens des Arbeitgebers auch nicht überprüft werden.

Denn:
Ohne Zustimmung des Angestellten kommt der Chef nicht in dessen Privaträume. Die Arbeitsstättenverordnung entbindet den Unternehmer dann davon, die Regelungen einzuhalten und zu überprüfen. Gänzlich entziehen kann er sich dem Aspekt der Sicherheit aber nicht und es gilt, Vorkehrungen zu treffen.

Das heißt, dass es zu den Home-Office-Pflichten des Arbeitgebers gehört, die Angestellten zu informieren und über die Themen Ergonomie und Sicherheit am Arbeitsplatz aufzuklären. Derartige Gespräche sollten dokumentiert werden, der Angestellte sollte bestätigen, dass er entsprechende Hinweise bekommen hat.

Grundsätzlich sollten Chefs ihren Angestellten anbieten, dass ihnen eine Telearbeitsplatz eingerichtet wird. Somit ist das Unternehmen auf der sicheren Seite und hat den Arbeitsschutzbestimmungen entsprechend gehandelt.

Das Gericht kam zu der Ansicht, dass es in manchen Berufen üblich ist, auch von einem Privatanschluss Telefonate zu führen oder dienstliche Aufgaben zu Hause zu erledigen. ( Foto: Shutterstock-Kaspars Grinvalds_)

Das Gericht kam zu der Ansicht, dass es in manchen Berufen üblich ist, auch von einem Privatanschluss Telefonate zu führen oder dienstliche Aufgaben zu Hause zu erledigen. ( Foto: Shutterstock-Kaspars Grinvalds_)

Bei alleinigem Home-Office müssen Kosten erstattet werden

Auch das Bundesarbeitsgericht hat sich schon mit der Frage befassen müssen, ob es zu den Home-Office-Pflichten eines Arbeitgebers gehört, die privaten Räume des Angestellten anzumieten oder eine Kostenpauschale zu zahlen.

Das Gericht kam zu der Ansicht, dass es in manchen Berufen üblich ist, auch von einem Privatanschluss Telefonate zu führen oder dienstliche Aufgaben zu Hause zu erledigen. Hierdurch ergibt sich kein Erstattungsanspruch seitens des Angestellten.

Das gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter frei darüber entscheiden kann, ob er in den firmeneigenen Räumen tätig ist oder von zu Hause aus arbeitet.

Steht ihm aber in der Firma kein Arbeitsplatz zur Verfügung und ist der Arbeitnehmer folglich darauf angewiesen, die Tätigkeiten von zu Hause aus zu erledigen, kann er eine Kostenerstattung für die Nutzung von

  • Heizenergie,
  • Strom,
  • Reinigung,
  • Telefon usw.

verlangen, wobei hier eine pauschale Abrechnung erfolgen kann. Der Arbeitgeber kann auch einen dafür verwendeten Raum im Haus des Angestellten anmieten und zahlt über die Miete eine Kostenpauschale.

Solange die Arbeit in den eigenen vier Wänden nur sporadisch erfolgt und kein Dauerzustand ist, stellt sich die Frage nach dem Ende dieser Maßnahme kaum. ( Foto: Shutterstock- Girts Ragelis)

Solange die Arbeit in den eigenen vier Wänden nur sporadisch erfolgt und kein Dauerzustand ist, stellt sich die Frage nach dem Ende dieser Maßnahme kaum. ( Foto: Shutterstock- Girts Ragelis)

Arbeitgeber müssen die Arbeit im Home-Office versichern (Video)

Jeder Angestellte weiß: Wenn er oder sie sich

  • im Büro,
  • auf dem Weg von der Arbeitsstätte oder
  • auf dem Weg zur Arbeitsstelle sowie
  • auf dienstlichen Wegen

verletzt, kommt dafür die gesetzliche Unfallversicherung des Arbeitgebers auf. Das gilt auch, wenn jemand zwischendurch zur Toilette muss oder wenn der Durst zu groß und ein Glas Wasser benötigt wird.

Auch die Gänge

  • durch das Gebäude zu anderen Büros,
  • zum Archiv im Keller und
  • ähnliche Wege

sind versichert. Anders sieht es im Home-Office aus, die das Bundessozialgericht bereits mehrfach bestätigte. Hier sind alle Tätigkeiten versichert, die mit der Erbringung der Leistungen des Angestellten in Verbindung stehen.

Das heißt, er oder sie ist beim Sitzen am Schreibtisch, beim Gang zum Drucker oder auch beim Telefonieren versichert. Wer aber in seinen privaten Räumen zur Toilette geht oder etwas zu trinken aus der Küche holt, ist dabei nicht gesetzlich über den Arbeitgeber versichert.

Dies wird als rein private Tätigkeit gezählt, folglich muss die gesetzliche Krankenversicherung oder auch die private Unfallversicherung zahlen, wenn der Angestellte sich hier verletzt. Die gesetzliche Unfallversicherung meint: Die versicherte Tätigkeit muss dem Betrieb dienen.

Dass der Home-Office-Angestellte zwischendurch etwas zu trinken braucht, ist folglich sein reines Privatvergnügen. Geht der Betreffende zu seinem Büromittel-Schrank, ist er versichert, holt er ein privates Päckchen beim Paketboten an der Haustür ab, besteht kein Versicherungsschutz.

Die Begründung des Gerichts: Das arbeitgebende Unternehmen habe nicht zu verantworten, wie der Lebensbereich der Angestellten gestaltet sei. Heißt: Wenn der Angestellte zu Hause stolpert, weil ihm etwas im Weg lag, ist das sein Pech.

Video: Homeoffice – Ist das eine gute Lösung? | Galileo | ProSieben

Home-Office-Pflichten des Arbeitgebers: Sicherstellung der Wahrung von Betriebsgeheimnissen

Nicht zuletzt aus Gründen des Datenschutzes ist Home-Office nicht als Lösung für immer ideal, meinen viele Unternehmer. Sie sehen dabei nicht nur die soziale Vereinsamung der Mitarbeiter, sondern auch das Problem der Wahrung von Betriebsgeheimnissen.

Gerade der Bereich des Datenschutzes ist in den vergangenen Monaten stark in den Fokus gerückt, denn so viele Hackerangriffe wie derzeit hatten die Unternehmen noch nie zu verzeichnen. Hierbei gilt, dass die Verantwortung der Unternehmen in Sachen Datenschutz nicht endet, nur weil ein Mitarbeiter ins Home Office geschickt wurde.

Welche Maßnahmen im Einzelfall ergriffen werden müssen, um sensible Daten zu schützen, ist jedoch individuell verschieden und hängt unter anderem davon ab, welche Daten und Betriebsgeheimnisse überhaupt zu schützen sind. Eine Möglichkeit besteht darin, sensible Daten gar nicht außer Haus zu lassen, was bedeutet, dass der Arbeitnehmer zum Beispiel zur Akteneinsicht ins Büro kommen muss.

Zudem hat das Unternehmen weitere Möglichkeiten wie diese:

  • Nutzung dienstlicher IT-Systeme zum Schutz vor Zugriff und Einsichtnahme in die Daten
  • Verschlüsselung der Daten
  • Anwendung eine VPN (Virtual Private Network)
Grundsätzlich sollten Chefs ihren Angestellten anbieten, dass ihnen eine Telearbeitsplatz eingerichtet wird. ( Foto: Shutterstock- spb2015_)

Grundsätzlich sollten Chefs ihren Angestellten anbieten, dass ihnen eine Telearbeitsplatz eingerichtet wird. ( Foto: Shutterstock- spb2015_)

Aufrechterhaltung der Heimarbeit: Home-Office als Dauerlösung?

Solange die Arbeit in den eigenen vier Wänden nur sporadisch erfolgt und kein Dauerzustand ist, stellt sich die Frage nach dem Ende dieser Maßnahme kaum. Soll die Home-Office-Arbeit aber generell zu festen Tagen erfolgen, gestaltet sich die rechtliche Situation als deutlich schwieriger.

Es muss hier zuerst entschieden werden, ob es sich um eine individuelle Regelung mit einem einzelnen Mitarbeiter handelt, weil dieser zum Beispiel übergangsweise mehr Zeit für die Betreuung seiner Kinder braucht. Die entsprechenden Regelungen sollten schriftlich festgehalten werden, was ein Ende der Home-Office-Möglichkeit beinhaltet.

Anders ist es, wenn eine entsprechende Regelung mit mehreren Arbeitnehmern eines Unternehmens getroffen wurde. Hier urteilte das Landesarbeitsgericht Düsseldorf am 10. September 2014 (Az.: 12 Sa 505/14), dass die Beendigung der Home-Office-Regelungen alle Interessen der Mitarbeiter berücksichtigen müsse.

Das heißt, die Regelungen können nicht einfach zurückgenommen werden, weil es für das Unternehmen praktischer ist, sondern es müssen alle Belange näher betrachtet werden.

Eventuell kann die Zustimmung des Betriebsrates zur Veränderung der aktuellen Situation nötig werden. Begründet wird dies damit, dass sich die Arbeitssituation für alle erheblich ändert, wenn nicht einmal mehr eine teilweise Tätigkeit von zu Hause aus möglich wird, sondern wenn jeder immer ins Büro kommen muss.

Über Rebecca Liebig

Rebecca Liebig

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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