Häufig gründen Menschen, die nicht unbedingt Betriebswirte sind, aus einer speziellen Idee oder Leidenschaft heraus ein Unternehmen. Die Finanzierung ihres Vorhabens ist für viele Start-Up Gründer somit Neuland. Die zahlreichen und häufig kostenlosen Excel-Finanzplanvorlagen aus dem Internet bieten eine Möglichkeit, unabhängig von Beratungen bei einem Steuerberater oder durch den Kauf einer speziellen Finanzplanungssoftware, einen solchen Finanzplan aufzustellen. Auf welche Kriterien geachtet werden müssen, um Investoren und Banken von dem eigenen Vorhaben zu überzeugen und wie die unterschiedlichen Excel-Finanzplanvorlagen aufgebaut sind, wird hier erläutert. Ziel ist es, die vielfältigen Angebote aus dem Internet bewerten und entsprechend einschätzen zu können. Die folgenden vorgestellten und im Internet frei erhältlichen Excel-Vorlagen können kostenlos heruntergeladen werden.
Kriterien der Bewertung der Excel-Vorlagen
1) Welche Art der Gewinnermittlung wähle ich?
Die Wahl der Excel-Finanzplanvorlage entscheidet sich unter anderem nach der Art und Weise der Gewinnermittlung, da Umfang und Ausgestaltung der Finanzplanung von der Form der Gewinnermittlung abhängt. Nicht buchungspflichtige Unternehmen haben die Möglichkeit, auf eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung zurückzugreifen, der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei geht es grundsätzlich um eine Gegenüberstellung der Betriebsein- und ausgaben. Die Rechnung gestaltet sich dabei wie folgt:
Die tatsächlichen Betriebsausgaben inklusive Vorsteuer des jeweiligen Wirtschaftsjahres werden von den Betriebseinnahmen inklusive der Umsatzsteuer abgezogen.
Die Differenz aus dieser Rechnung bildet dann den Gewinn bzw. Verlust. Bei dieser Rechnung ist somit der Geldfluss entscheidend. Im Gegensatz dazu können bzw. müssen einige Unternehmen ihren Gewinn durch das Prinzip des Betriebsvermögensvergleichs, dem sogenannten Bilanzierer, ermitteln. In diesem Fall ist eine doppelte Buchführung der Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erforderlich.
2) Excel-Vorlage für MAC oder WINDOWS?
Diese Frage ist insofern von existentieller Bedeutung, da einige Excel-Vorlagen aufgrund der enthaltenen Makros nicht einwandfrei auf Mac-Systemen funktionieren und aus diesem Grund nicht optimal genutzt werden können.
3) Flexibilität der Vorlage
Eine gut zu bedienende Vorlage zeichnet sich dadurch aus, dass eigene Änderungen, Umformatierungen oder auch Erweiterungen unproblematisch vorgenommen werden können, was jedoch nicht bei jeder Excel-Finanzplanvorlage aus dem Internet möglich ist. Im Voraus müssen also Prioritäten gesetzt werden, ob beispielsweise die Anpassung der Umsatzsteuersätze oder die Angabe mehrsprachiger Ergebnisse für das Unternehmen von großer Bedeutung sind.
4) Sind alle wichtigen Ergebnisübersichten enthalten?
Die Excel-Vorlage sollte die Möglichkeit bieten, Zahlungsziele flexibel zu definieren, die Umsatzsteuer zu berücksichtigen sowie in dem ersten Planungsjahr monatlich eine Rentabilitäts- und Liquiditätsübersicht sowie eine Gewinn– und Verlustübersicht bieten.
5) Automatische Berechnungen
Vorlagen sollen nicht nur Daten erfassen und Übersichten darstellen, sondern auch vereinfachen. Aus diesem Grund sind automatische Berechnungen nach Eingabe der Grundannahmen, wie beispielsweise Steuern, eine große Arbeitserleichterung.
6) Aktualität der Vorlage
Nicht zuletzt sollte bei dem Download einer Excel-Finanzplanvorlage auf die Aktualität geachtet werden. So müssen gesetzliche Änderungen angepasst sein und Fehler kontinuierlich verbessert werden. Zudem ist es sinnvoll darauf zu achten, ob anleitende Handbücher für Erklärungen bereit stehen und die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit den Entwicklern besteht, um auf mögliche Fragen auch Antworten zu erhalten.
Finaznplanvorlagen: Fuenf kostenlose Exellisten im Test #01
1. Excel-Finanzplanvorlage: Start2grow
Bei Start2grow handelt es sich um einen seit über zehn Jahren bestehenden branchenübergreifenden und bundesweiten Gründungswettbewerb der Wirtschaftsförderung Dortmund. Diese Vorlage ermöglicht mit ihrer frei bearbeitbaren, nicht geschützten Excel-Tabelle eine fünf Jahresplanung, wobei im ersten Jahr die Planung monatlich, im zweiten und dritten Jahr pro Quartal und in den letzten beiden Jahren pro Halbjahr möglich ist. Optisch gesehen ist die Vorlage durchschnittlich gestaltet; blaue Färbungen machen Eingabezeilen deutlich erkennbar. Vorteile dieser Excel-Vorlage sind, dass sie durch die enthaltene GuV sowie die Liquiditätsplanung sowohl als Übersicht als auch im Detail vor allem für Bilanzierer gut geeignet ist. Außerdem sind viele Möglichkeiten bei der Planung der Ertragssteuern enthalten.
Allerdings existieren auch einige Lücken: zunächst fällt die fehlende Aktualisierung auf (letzter Stand 2013). Des Weiteren steht zwar eine optionale Planung der Umsatzsteuer zur Verfügung, allerdings ist nur der Satz der Mehrwertsteuer einstellbar. Gemischte Geschäftskonzepte können somit keine exakte Planung bezüglich der Umsatzsteuer vornehmen.
Zudem müssen die meisten Werte manuell berechnet und eingegeben werden – außerdem ist die Eingabe der Werte der Personalkostenplanung nur auf Jahresbasis möglich, wodurch Freistellungen und kurzfristige Beschäftigungen keine Berücksichtig finden. Weitere Kritikpunkte sind das fehlende Handbuch und die kaum vorhandene Verfügbarkeit von unterstützenden Grafiken.
2. NUK-Finanzplanungsvorlage
Der Business-Wettbewerb Neues Unternehmertum Rheinland e.V. (NUK) erstellte, ähnlich wie Start2grow, ebenfalls vor vielen Jahren eine Excel-Finanzplanungsvorlage. Auch in dieses Tabellenwerk müssen die Werte vollständig manuell eingegeben werden. Die automatische Berechnung, wie beispielsweise die Ertragssteuerberechnung, fehlt hier
komplett. Die Umsatzsteuer wird in diesem Tool überhaupt nicht berücksichtigt. Dafür können sowohl die Debitoren– als auch die Kreditorenlaufzeit eingegeben werden. Ebenfalls wie bei Start2grow fehlen auch bei dieser Vorlage grafische Übersichten für die Darstellung der wichtigsten Ergebnisse.
3. Businessplan-Tool der Südwestfälischen IHK zu Hagen
Das von der Unternehmensberaterin Marianne Kofahl und von der Südwestfälischen IHK zu Hagen angebotene Finanzplan-Tool führt in fünf Eingabeschritten zum Businessplan. Zunächst einmal wird darauf hingewiesen, dass diese Vorlage nicht gewerblich genutzt werden darf. Zudem ist es aufgrund des Blattschutzes über den Tabellenseiten nicht möglich, Änderungen bzw. Erweiterungen vorzunehmen und Rechnungen nachzuvollziehen. Dafür punktet dieser Finanzierungsplan bei der angenehmen Optik, übersichtlichen Navigation sowie der deutlich erkennbaren fünf nummerierten Eingabeschritten. Des Weiteren stehen Hilfstools für unterschiedliche Bereiche (Entnahmen, Material, Abschreibungen und Personal) sowie vier Auswertungsübersichten zur Verfügung. Ein weiteres positives Kriterium ist das umfangreiche zur Verfügung stehende PDF-Handbuch. Allerdings ist hier zu bemängeln, dass sowohl die Vorlage selbst als auch das Handbuch nicht auf dem aktuellsten Stand sind.
Die Finanzplanvorlage der südwestfälischen IHK zu Hagen eignet sich vor allem für Gründer, die ihre Gewinne mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Im Gegensatz zu anderen Vorlagen erfolgt hier eine Berücksichtigung der Umsatzsteuer, allerdings ist auch hier bei der Mehrwertsteuer nur ein Satz verfügbar, wodurch keine gemischten Geschäftsmodelle geplant werden können.
Ein weiteres Problem zeigt sich bei der Eingabe von Investitionen: diese können in dieser Vorlage lediglich im ersten Jahr und das auch nur für den ersten des Monats getätigt werden. Obwohl es sich hierbei um eine starke Vereinfachung handelt, muss jedoch auch dieser Wert noch manuell in den Liquiditätsplan eingegeben werden. Dafür wird jedoch das Eigen- und Fremdkapital automatisch sowohl mit den verschiedenen Eigenmitteln als auch mit Zinsen und Tilgungen für drei einfache Kredite berechnet.
4. Finanzplantool von Für-Gründer
Bei Für-Gründer handelt es sich um eine aufschlussreiche Internetplattform, die unter anderem auch eine Excel-Finanzplantool Vorlage zur Verfügung stellt. Die Optik dieser Vorlage ist recht ansehnlich; Eingabezellen werden durch eine graue Färbung hervorgehoben. Positiv zu bemerken ist die Tatsache, dass in diesem Fall eine gute Lösung für die Planungsmöglichkeiten von Umsätzen gefunden wurde: so sind einerseits bereits für sechs verschiedene Produkte die Absatzplanung mit Mengen und Preisen vorbereitet, zum anderen existieren daneben noch zwei weitere Optionen zur Umsatzplanung.
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Dies ist einmal die Möglichkeit, den Umsatz direkt in der Euro-Währung anzugeben sowie die Eingabe des Tagesumsatzes, der wiederum mit der vorzugebenden Anzahl an Tagen pro Monat multipliziert wird. Diese Aufteilung gibt es jedoch nicht bei den Materialkosten – dort sind lediglich die Eingabemöglichkeiten für die bereits erwähnten sechs Produkte enthalten.
Dafür wird jedoch bei dieser Vorlage die Umsatzsteuer bei der Planung berücksichtigt. Auch hier kann der Mehrwertsteuersatz eingegeben werden, während gemischte Umsätze allerdings nicht planbar sind. Die Finanzplanung ist bei diesem Tool für drei Geschäftsjahre möglich, wobei durchgehend die monatliche Einteilung zur Verfügung steht.
Die Zielgruppe kann bei dieser Vorlage nicht genau eingegrenzt werden, da die Absicht, beiden Gründerkreisen gerecht zu werden, nicht konsequent erfüllt wurde.
Im Gegensatz zu anderen Excel-Finanzplanvorlagen bietet dieses Tool zahlreiche Übersichten wie Grafiken oder auch entsprechende Tabellen zu den Jahreswerten. In diesem Bereich fehlt jedoch eine tabellarische Liquiditätsübersicht für die Planjahre.
5. HVB Gründungsplaner
Der Gründungsplaner ist eine von der QuoVadis Finanzplanung GmbH entwickelten und von der Hypovereinsbank angebotenen kostenlosen Vorlage. Die Vorlage zeichnet sich vor allem durch eine unkomplizierte Navigation in Form eines eigenen Excel-Menüs aus.
Allerdings handelt es sich dabei um eine geschützte Version, wodurch Berechnungen weder nachvollziehbar noch prüfbar sind und auch eigene Erweiterungen und Anpassungen nicht möglich getätigt werden können.
Die Vorlage ermöglicht eine Finanzplanung für bis zu fünf Kalenderjahre auf monatlicher Basis. Die Planung erfolgt dabei in neun Teilschritten. Der Anbieter stellt dem Nutzer kein Handbuch zur Verfügung; ein Tabellenblatt mit Hinweisen ist jedoch vorhanden. Zu Beginn ist die Wahl zwischen einer Kapital- oder Plangesellschaft möglich. Doch auch bei bestehender Benutzung ist ein Wechsel zwischen diesen Formen unproblematisch, da keine Bilanz enthalten ist.
Ein Kritikpunkt stellt die bereits vom Anbieter festgelegte und nicht änderbare Soll-Versteuerung bei der Umsatzsteuer dar. Dafür ist die Umsatzplanung sehr flexibel gestaltet – so kann sowohl der Umsatzsteuersatz individuell festgelegt werden als auch das Zahlungsziel sowie ein durchschnittliches Kundenskonto für jede Umsatzgruppe.
Auch die Stellenplanung im Zuge der Personalplanung ist bei dieser Vorlage flexibel gestaltet – so können Daten wie Einstellungszeitpunkt, Lohnsteigerungsoption und Sondergratifikationen festgehalten werden. Nicht vorgesehen sind jedoch Personalreduktionen, wie beispielsweise saisonbedingte Personalfreisetzungen.
Im Gegensatz zu vorherigen Vorlagen erfolgt bei diesem Gründungsplaner die Umsatzsteuerberechnung vollständig automatisch. Allerdings müssen die Ertragssteuern manuell berechnet und eingegeben werden. Die Vorlage berücksichtigt bei der Kapitalbedarfsplanung sowohl das Eigenkapital als auch ein langfristiges Darlehen und den Kontokorrent, wobei die beiden letzteren ebenfalls automatisch berechnet werden.
Zwar fehlen auch bei diesem Tool grafische Darstellungen, dafür punktet die Vorlage mit zahlreichen Übersichten der Planungsergebnisse, des Kapitalbedarfs sowie einer Liquiditätsvorschau.
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