„Meine E-Mail-Adresse“

Ist meine E-Mail-Adresse sicher? Diese Frage zu stellen ist Ihr gutes Recht. Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst. Wenn Sie uns eine E-Mail zusenden, dann sollten Sie wissen, was mit Ihren Daten geschieht. Natürlich haben wir dazu bereits Details in unserer Datenschutzerklärung ausgeführt, doch wir möchten an dieser Stelle nochmals auf das Thema „Was geschieht mit meiner E-Mail-Adresse?“ eingehen.

Meine E-Mail-Adresse: Wo landet sie? Wo wird sie gespeichert?

Eines möchten wir vorwegschicken: wir handeln nicht mit Mailadressen und haben daher keinerlei Interesse, Ihre E-Mail-Adresse zu speichern und mit anderen zu sammeln.

Was tun Sie mit „Meiner E-Mail-Adresse?“

Wenn Sie uns eine E-Mail zusenden, dann nutzen wir Ihre (aus Ihrer Sicht: „Meine“) E-Mail-Adresse ausschließlich zum Bearbeiten Ihrer Anfrage-Mail. Da Sie uns diese E-Mail netterweise und dennoch unaufgefordert zugesandt haben, gehen wir davon aus, dass Sie Ihre („Meine“) Mail-Adresse uns für die Bearbeitung Ihrer Anfrage zur Verfügung gestellt haben und mit der Speicherung während der Bearbeitung Ihres Anliegens einverstanden sind.

Wo wird „Meine E-Mail-Adresse“ gespeichert?

Ihre („Meine“) E-Mail-Adresse wird an zwei Stellen gespeichert:

  • in der E-Mail, welche Sie uns geschickt haben
  • in dem Mailarchiv, in welchem wir alle Mails speichern, welche uns erreichen und welche wir verschicken.

Wieso gelangt meine E-Mail-Adresse in ein Mailarchiv?

Die Speicherung Ihrer („Meine“) E-Mail-Adresse in einem mailarchiv ist nicht unsere Idee. In Deutschland sind wir durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz „GoBD“ genannt) dazu verpflichtet, alle entsprechend relevanten Daten in maschinell lesbarer Form und zu jedem Zeitpunkt vorzeigbar aufzubewahren. Dies insbesondere für E-Mails – zum Beispiel die Ihre. Zusätzliche Anforderungen zur Speicherung von E-Mails ergeben sich aus Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB). Details hierzu kann man auf Wikipedia nachlesen.

Wie lange wird meine E-Mail-Adresse gespeichert?

Aus § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) heraus sind wir verpflichtet, alle empfangenen und abgesandten Handelsbriefe (und das sind E-Mails potentiell) 6 Jahre lang aufzubewahren. Natürlich klingt der Begriff „Handelsbrief“ ist etwas altbacken, das ist er auch. Doch das HGB ist nun mal ein altes Gesetz und auch wenn das Wort „Brief“ eher auf ein postalisches Schriftstück verweist, umfasst der Begriff im übertragenen Sinne auch Ihre E-Mail.

Nach § 147 Absatz 1 Nr. 2 und 3 der Abgabenordnung besteht gilt eine Aufbewahrungspflicht auch von E-Mails für 6 Jahre. Die 6-Jahres-Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres in welchem der „Brief“ verschickt oder empfangen wurde. Die Aufbewahrungsfrist kann also theoretisch bis zu 7 Jahre betragen.

An wen kann ich über meine E-Mail-Adresse Fragen stellen?

Wenn Sie eine Frage zur Speicherung Ihrer („Meine“) E-Mail-Adresse haben, wenden Sie sich einfach an mich, Christoph Heyn. ich bin der Datenschutzbeauftragte bei Schwarzer.de und beantworte Ihre Fragen gerne. Hier meine Adresse und meine E-Mail-Adresse:

Christoph Heyn
Moltkestraße 10A
67655 Kaiserslautern
Meine E-Mail-Adresse: datenschutz@christoph-heyn.de
Telefon: 0631 / 20400050

Vielen Dank!

Christoph Heyn