Das richtige Angebot schreiben: Den Kunden für sich gewinnen

Ein Angebot für den Kunden schreiben: Für die Öffentlichkeit ein normaler Vorgang und auch für die meisten Service- und Dienstleistungsunternehmen gehört dies zum täglich wiederkehrenden Geschäft – verschafft doch nur ein qualitatives Angebot Aufträge, Kunden und somit langfristige Einnahmen.

Der Begriff und seine Anwendung im geschäftlichen Alltag

Jedoch ist das Schreiben von Angeboten gemäß deutschem Recht und gesetzlichen Vorlagen bei weitem nicht so einfach, wie man es auf den ersten Blick vermutet!

Welche Informationen muss man beim Erstellen eines Angebots im Einzelnen beachten? Welche Fehler sollten Freelancer oder Angestellte beim Angebotsschreiben tunlichst vermeiden? Auf all dies wollen wir im Folgenden genauer eingehen.

Ein Angebotsschreiben stellt eine spezielle Form des Geschäftsbriefes dar, mit dem Sie als Angestellter oder freiberuflich selbstständiger Unternehmer Kunden und potenziellen Interessenten genaue Informationen über die Art und den Umfang Ihrer Dienstleistungen und Produkte (beinhalten u. a. die genauen Preise sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen) zur Verfügung stellen.

Das Ziel eines Angebots ist der nachfolgende Abschluss eines Kauf-, Dienst- oder Werkvertrags. In Bezug auf die genaue Ausgestaltung von Angeboten bestehen seitens des Gesetzgebers zwar keine festen äußeren Formvorschriften oder verbindliche Muster, jedoch sollte man aufgrund – anders als beispielsweise bei einem Kostenvoranschlag – der rechtlichen Bindungswirkung bei Angeboten äußerst sorgfältig vorgehen.

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Äußere Form und Art des Angebots

In Deutschland gibt es keine verbindlichen Vorschriften für eine bestimmte Form von Angeboten, d. h. Angebote können mündlich, telefonisch, schriftlich, per Fax oder E-Mail abgegeben werden. Bei hochwertigen Produkten und umfangreichen Dienstleistungen erscheint es jedoch – auch aus Beweisgründen – sinnvoll, dass man dem Kunden immer ein schriftliches Angebot unterbreitet.

Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich bei dem Angebot um einen umfangreichen Auftrag handelt. So kann man immer auf eine Grundlage zurückgreifen beziehungsweise verfügt über einen entsprechenden Nachweis, sollte es im Nachhinein Unstimmigkeiten geben.

Angebote und Ihre rechtliche Wirksamkeit

Im rechtlichen Sinne stellt ein Angebot eine einseitige Willenserklärung dar und ist als grundsätzlich rechtlich bindend anzusehen. Gibt der Kunde einem Angebot vollumfänglich seine Zustimmung – rechtlich gesehen erfolgt hierbei eine sog. Annahme, („2. Willenserklärung“) kommt ein Vertrag zustande. Verweigert der Kunde dem Angebot jedoch seine Zustimmung und unterbreitet dem Angebotssteller einen Gegenvorschlag, entsteht daraus ein neues Angebot.

Solche Gegenangebote müssen ebenfalls nicht bestimmten Formvorschriften nachkommen. Demnach kann es durchaus zu einem wiederholten Angebotswechsel kommen, bis entweder eine der beiden Seiten dem jüngsten Angebot zustimmt – oder aber es kommt zu keiner Einigung.

Hierbei sei erwähnt, dass bei einem so beschriebenen Angebotswechsel keiner der Beteiligten über eine feste Rollenzuweisung verfügt. Jeder kann also sowohl anbieten als auch annehmen oder ablehnen. Erst wenn beide Willenserklärungen übereinstimmen, kommt ein rechtsgültiger Vertrag zustande.

Video:Angebot erstellen

Freizeichnungsklausel als Instrument der befristeten Angebotsbindung

Um dem Adressaten eines Angebots eine Bedenkzeit zu ermöglichen, ist der Anbieter rechtlich gesehen grundsätzlich unbefristet an sein Angebot gebunden. Nur bei persönlichen Gesprächen oder Telefonaten sind Angebote sofort an- oder abzulehnen. Bei schriftlichen Angeboten empfiehlt es sich daher für den Angebotssteller entweder eine bestimmte Bindungsfrist anzugeben („Bitte lassen Sie mich bis spätestens 31.10.2016 wissen, ob Sie dieses Angebot annehmen.“) oder von vornherein ein „freibleibendes Angebot“ oder „unverbindliches Angebot“ zu erstellen. Mit diesen „Freizeichnungsklauseln“ geht der Anbieter sicher, dass sein Verhandlungspartner – womöglich vollkommen unerwartet – Tage oder Wochen später noch auf das einst erstellte Angebot zurückkommen kann.

Als weitere in Deutschland für gewöhnlich verwendete Freizeichnungsklauseln gelten zum Beispiel:

„Preis vorbehalten“ dient dazu, das Angebot längerfristig aufrecht zu erhalten, ohne zu einem späteren Zeitpunkt auf den Preis festgelegt zu sein.
Mit „Lieferung vorbehalten“ oder „Solange der Vorrat reicht“ kommuniziert der Händler seinem Kunden, dass er sich nur dann an das Angebot bindet, wenn Ihm selbst die Ware zur Verfügung steht.

Hierbei gilt es unbedingt zu beachten: Die übrigen Bedingungen des Ursprungsangebots bleiben bei derartigen Preis- oder Liefervorbehalten jeweils unberührt.

Vorgaben und inhaltliche Informationen beim Schreiben von Angeboten

Damit Angebote als rechtsicher und gültig angesehen werden können, müssen sie über bestimmte Informationen verfügen und einige Anforderungen erfüllen. Dienstleister müssen Auftraggebern in ihren Angeboten zahlreiche Informationen unaufgefordert zur Verfügung stellen. Zu diesen zählen unter anderem:

Beschreibung des Artikels oder der Dienstleistung (Angebotsgegenstand)
Optionen der Umsetzung und Ausführung der Ware oder Dienstleistung
Preise und Zusatzkosten (mit und ohne Umsatzsteuer)
Nachlässe, Rabatte und sonstige Vergünstigungen
Lieferbedingungen wie Lieferzeit, Versandart und ähnliches
Zahlungsbedingungen
Verpackung (bei Waren)
Zeitraum für die Gültigkeit des Angebots
Gerichtsstand bei möglichen Streitigkeiten
Angaben über die rechtliche Bindung bzw. Freizeichnungsklauseln.
Nicht alle der genannten Informationen müssen im konkreten Angebotstext stehen. Ein Teil der Informationen – beispielsweise der Hinweis auf den Gerichtsstand und ähnliches – kann auch online oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens einsehbar sein. Auf diese sollte dann im Angebot aber unbedingt ausdrücklich hingewiesen werden.

Neben allen Leistungen, die ein vollständiges Angebot beinhaltet, sind auch bestimmte gesetzliche Pflichtangaben – wie in einem Geschäftsbrief – notwendig.(#01)

Tipps zur Angebotserstellung

Neben allen Leistungen, die ein vollständiges Angebot beinhaltet, sind auch bestimmte gesetzliche Pflichtangaben – wie in einem Geschäftsbrief – notwendig. Grundsätzlich gehören in ein Angebot immer alle Angaben zum Unternehmen, wie Name, Kontakt- und Adressdaten sowie alle weiteren Pflichtangaben, die auch für allgemeine Geschäftsbriefe erforderlich sind.

Schreiben Sie Ihr Angebot immer klar strukturiert und für Dritte gut verständlich, wenn möglich keine zu langen und detaillierten Umschreibungen. Sollten einzelne Positionen erklärungsbedürftig sein, erläutern Sie diese kurz, prägnant und unmissverständlich.

Ebenso wichtig und für eine nachhaltige erfolgreiche Kundenkommunikation von Bedeutung: Weisen Sie Ihren Kunden in Ihrem Angebot darauf hin, dass er sich gerne jederzeit an Sie wenden kann, sollte es noch Fragen oder Unklarheiten geben.

Gegebenenfalls kontaktieren Sie Ihn selbst nach ein paar Tagen telefonisch nochmals und verdeutlichen so Ihr starkes und nachhaltiges Interesse an besagtem Auftrag.
Zusammenfassend sollten folgende Punkte in einem Angebot klar zum Ausdruck kommen:

Wünsche und Bedürfnisse des Kunden ansprechen
bestmögliche Qualität der angebotenen Produkte gewährleisten
Auch auf individuellen Wünsche des Unternehmens eingehen können
Gut strukturiert und klar ersichtlich verdeutlichen, dass sich der Gesamtpreis aus den Leistungen und deren Qualität ergibt.
Je nachdem inwieweit das Angebot eine individuelle und/oder persönliche Kundenansprache erfordert, kann man dies mit der eigenen Unterschrift unterzeichnen.
Die eigenhändige Unterschrift ist für ein bindendes Angebot rechtlich nicht vorgeschrieben, jedoch kann sie bei gerichtlichen Streitigkeiten eine Beweisfunktion einnehmen.

Im Zuge einer erfolgreichen Verhandlung und anschließenden Zustimmung des Kunden zur angebotenen Dienstleistung kommt es zu einem gültigen Vertrag. (#02)

Weitere Tipps: Umwandlung eines Angebots in eine Auftragsbestätigung

Im Zuge einer erfolgreichen Verhandlung und anschließenden Zustimmung des Kunden zur angebotenen Dienstleistung kommt es zu einem gültigen Vertrag. Handelt es sich hierbei um ein verbindliches Angebot mit fixen Preisen, kann der Kunde das Angebot direkt annehmen. In diesem Fall ist seitens des Anbieters keine Auftragsbestätigung erforderlich. Variiert die Bestellung des Kunden jedoch vom Angebot oder wurde ein unverbindliches Angebot abgegeben, sollte die endgültige Bestellung in Form einer „Auftragsbestätigung“ schriftlich festgehalten werden und dem Auftraggeber übermittelt werden.
Um Zeit und Kosten an dieser Stelle zu sparen, können Sie Ihr Angebotsschreiben ganz bequem als weitere Grundlage für eine Auftragsbestätigung verwenden.

Dazu gehen Sie wie folgt vor

Ändern Sie die Überschrift „Angebot“ in „Auftragsbestätigung“,
Eintragen des aktuellen Datums
Überarbeitung bzw. Ergänzung zum einleitenden Text („… vielen Dank für Ihren Auftrag, den ich gern wie folgt bestätige:“)
Korrektur und Ergänzung der geänderten/hinzugefügten Auftragspositionen bzw. Liefer- und oder Zahlungsbedingungen.

Fazit: Angebot als „werbende“ Maßnahme zur langfristigen Kundenbindung

Um ein qualitativ hochwertiges und somit erfolgreiches Angebot erstellen zu können, sollte man den Zweck, die Vorteile und den Nutzen des Angebots für den Kunden klar ersichtlich in den Vordergrund stellen. Die Zusammenfassung des Kundenwunsches sollte zu Beginn des Angebots klar fixiert sein.
Des Weiteren ist es in manchen Einzelfällen und in bestimmten Branchen von Vorteil, bestimmte Produkte und Teilleistungen positionsweise zu erläutern.

Ein gutes und vollständiges Angebot, in dem die zu erbringenden Leistungen sowie deren Qualität nachvollziehbar und professionell beschrieben werden, sind elementar und können einen eventuell etwas höheren Gesamtpreis durchaus rechtfertigen.

Ihr individuelles Angebot bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dienstleistung und Ihr Unternehmen – oder sich selbst als Freelancer – öffentlich zu präsentieren und Ihre potenziellen Auftraggeber von sich zu überzeugen.
Somit kommt dem Angebot – in seiner Art der Aufbereitung – auf der einen Seite durchaus ein werblicher Charakter zu. Andererseits erhöhen gut strukturierte und professionell zusammengestellte Angebote die Kundenzufriedenheit, sorgen für Vertrauen und somit für eine nachhaltige Investitionsbereitschaft des Kunden.