Mahnung schreiben: 3 Muster

Geht die Zahlung für eine offene Rechnung nicht zum gewünschten Zeitpunkt ein, sollte eine Mahnung an den Schuldner erfolgen. Dieser kann so an den offenen Betrag erinnert werden. Dabei ist es empfehlenswert, auf ein Mahnung Muster zurückzugreifen. Bei diesen sind alle wichtigen Punkte für die Erinnerung berücksichtigt.

Mahnung „Muster“: Die erste Erinnerung versenden

1. Mahnung: Muster für das erste Mahnschreiben. (#1)

Die erste Mahnung ist notwendig, damit ein Schuldner überhaupt in Verzug gesetzt werden kann. Erst dann, wenn ihm diese zugestellt wurde, ist es auch möglich, Mahngebühren zu verlangen. Die erste Mahnung wird auch sehr gerne als eine Zahlungserinnerung gesehen. Es ist empfehlenswert, hier dem Schuldner gegenüber freundlich zu bleiben und davon auszugehen, dass er lediglich vergessen hat, den Betrag zu begleichen. Verzugszinsen sollten dabei noch nicht berechnet werden. Mit einem Mahnung Muster für die erste Mahnung haben Kleinunternehmer, Startups und auch Unternehmen die beste Basis. Sollte es zu einem weiteren Mahnverfahren kommen, bei dem auch Gebühren und Verzugszinsen anfallen, kann die erste Mahnung als Basis genutzt werden.

Wichtig: Ihr Ziel sollte es sein,
den Kunden mit der ersten Mahnung nicht gleich zu verärgern.
Es kann durchaus sein, dass die Zahlung nur versehentlich nicht erfolgte.

Auch wenn es sich um einen Schuldner handelt, sollte dieser vielleicht als Kunde erhalten bleiben. Das klappt nur mit Hilfe von einer positiven Kommunikation.

Wie ist der Stil bei einer Mahnung?

Gerade bei der ersten Mahnung ist der Stil als freundlich und sachlich zu bezeichnen. Ziel ist es, dass der Kunde die Zahlung tätigt, sich dabei aber nicht schlecht behandelt fühlt.

Grundsätzlich gilt für alle Mahnungen, dass einzelne Punkte immer genannt werden müssen.

Dies sind:

Absender
Empfänger
Ort
Datum
Bezug zur Rechnung nehmen
Rechnungsnummer
Betreff mit Hinweis auf die Zahlungserinnerung oder die Mahnung

Für die erste Mahnung könnte es wie folgt aussehen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

bislang ist der offene Rechnungsbetrag der Bestellung vom xx.xx.xxxx noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Berücksichtigt wurden alle Zahlungen bis zum xxx. Wir gehen davon aus, dass dies nicht in böser Absicht geschah, sondern dass Sie die Rechnung möglicherweise übersehen haben.

Wir möchten Sie höflich daran erinnern, den fälligen Rechnungsbetrag anzuweisen. Als Zahlungstermin möchten wir Sie bitten, den xxx einzuhalten.

Sollte sich das Schreiben mit Ihrer Zahlung überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Mahnung: Muster „Word“-Datei kostenlos downloaden

Hier können Sie dieses Muster für die 1. Mahnung kostenlos als Word-Datei downloaden. Alle Stellen, die Sie ändern sollten, haben wir bereits rot markiert.

Als Abschluss kann bei einer Mahnung der Name des Bearbeiters vermerkt werden. Es ist immer hilfreich, wenn der Kunde zusätzlich auch gleich auf die Kontaktdaten zurückgreifen kann. Dadurch kann er sich mit Nachfragen an den Bearbeiter wenden.

Muster für die zweite Mahnung

2. Mahnung: Muster für das zweite Mahnschreiben. (#1)

Zwischen der ersten und zweiten Mahnung sollten vier Wochen Zeit liegen. Erst dann ist es möglich, Verzugszinsen zu berechnen und Mahngebühren zu erheben. Diese können dann bereits mit der zweiten Mahnung vermerkt werden. Unternehmen fügen an das Schreiben noch einmal eine Rechnung an.

In der Rechnung ist der offene Betrag vermerkt. Zudem werden die Mahngebühren dazugerechnet und ein neuer Gesamtbetrag ausgegeben. Aber auch hier sollte auf ein Mahnung Muster zurückgegriffen werden, das möglichst freundlich und dennoch klar formuliert ist. Es ist empfehlenswert, das Schreiben an den Kunden selbst anzupassen.

Einige Unternehmen pflegen eine sehr enge Bindung zu ihren Kunden. Diese Unternehmen können das Schreiben dann natürlich anders formulieren, als ein Dienstleister, der eine große Distanz wahrt. Ein gutes Muster für die zweite Mahnung kann hierfür sein:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben Ihnen am xx.xx.xx eine erste Zahlungserinnerung zukommen lassen. Leider haben wir bis heute dennoch keine Zahlung vermerken können, sodass Ihr Guthabenkonto ein Minus aufweist.

Wir bitten Sie erneut, die Zahlung des offenen Betrages bis zum xxx vorzunehmen. Bitte beachten Sie, dass inzwischen Mahngebühren entstanden sind, die Sie der beiliegenden Rechnung entnehmen können.

Sehen Sie sich nicht in der Lage dazu, die Rechnung vollständig zu begleichen, können Sie mit uns in Kontakt treten. So besteht die Option, eine andere Lösung zu finden.

Mit freundlichen Grüßen

Mahnung: Muster „Word“-Datei kostenlos downloaden

Hier können Sie dieses Muster für die 2. Mahnung kostenlos als Word-Datei downloaden. Alle Stellen, die Sie ändern sollten, haben wir bereits rot markiert.

Der Hinweis darauf, dass ein Unternehmen bereit ist, möglicherweise auch eine Ratenzahlung in Anspruch zu nehmen, kann einem Schuldner helfen, sich mit dem Unternehmen in Verbindung zu setzen und eine einvernehmliche Lösung zu finden. Dies hat für den Gläubiger den Vorteil, dass die Rechnung gezahlt wird und nicht die Notwendigkeit besteht, sich mit einem gerichtlichen Mahnverfahren zu befassen.

Muster für die dritte Mahnung

3. Mahnung: Muster für das dritte Mahnschreiben. (#1)

Sollte sich der Schuldner auch nach der zweiten Mahnung nicht melden und ist bis zum gesetzten Termin kein Geldeingang zu verzeichnen, kann die dritte Mahnung versendet werden. Der Gläubiger kann hier ebenfalls Mahngebühren und Verzugszinsen erheben. Er ist aber ebenso in der Lage darauf zu verweisen, dass der gerichtliche Mahnbescheid nun der nächste Schritt sein wird.

Auch hier ist ein Muster für die Mahnung vorhanden, das die Dringlichkeit der Lage deutlich macht, gleichzeitig aber auch darauf verweist, welche Schritte nun weiterhin eingeleitet werden.

Dieses Muster für die Mahnung ist beispielsweise:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben Sie bereits zweimal auf den ausstehenden Betrag hingewiesen und von Ihnen leider keine Reaktion erhalten. Daher sehen wir uns nun gezwungen, unseren Anspruch gerichtlich durchzusetzen.

Am xxx werden wir einen Antrag auf den Erlass von einem gerichtlichen Mahnbescheid stellen. Sie haben die Möglichkeit, bis zu diesem Termin noch mit uns in Kontakt zu treten und die Verbindlichkeiten auszugleichen.

Mit freundlichen Grüßen

Mahnung: Muster „Word“-Datei kostenlos downloaden

Hier können Sie dieses Muster für die 3. Mahnung kostenlos als Word-Datei downloaden. Alle Stellen, die Sie ändern sollten, haben wir bereits rot markiert.

Sind drei Mahnungen immer notwendig?

Viele Unternehmen gehen noch immer davon aus, dass sie den Kunden erst in Verzug setzen und drei Mahnungen versenden müssen, damit sie einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirken können. Dieser Prozess kann allerdings umgangen werden. Dies ist dann der Fall, wenn bereits in der Rechnung ein Zahlungsdatum angegeben wird und es zusätzlich einen Hinweis dazu gibt, dass der Schuldner in Verzug gerät, sollte er dieses Datum nicht einhalten. Hier kann ein Passus eingesetzt werden, der beispielsweise wie folgt formuliert wird:

„Bitte zahlen Sie den offenen Betrag bis xx.xx.xx. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie 30 Tage nach dem Zugang der Rechnung sowie deren Fälligkeit automatisch in Verzug geraten.“

Der Kunde weiß so, bis zu welchem Zeitpunkt die Rechnung beglichen sein muss. Aber auch dann, wenn eine solche Formulierung nicht in der Rechnung zu finden ist, reicht in der Regel eine Mahnung aus. Bereits mit der ersten Mahnung wird der Kunde in Verzug gesetzt. Dabei ist es jedoch wichtig, dass diese Mahnung dem Kunden auch nachweislich zugestellt wurde. Der Versand sollte daher per Einschreiben erfolgen, damit auf dieser Basis ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann.

Wie geht es nach der Mahnung weiter?

Das Muster für die Mahnung wurde genutzt und der Schuldner über seinen Verzug informiert. Doch wie geht es nun eigentlich weiter? Wichtig für Unternehmen ist zu wissen, dass ihre Forderungen nach drei Jahren verjähren, wenn kein Titel vorliegt. Der Titel wird beispielsweise durch einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirkt. Er kann aber auch durch ein gerichtliches Urteil ausgestellt werden.

Wichtig zu wissen ist, dass bei einem gerichtlichen Mahnbescheid durch den Schuldner zweimal Widerspruch eingelegt werden kann. Zudem muss der Gläubiger in die Vorkasse gehen und die Hälfte der Gerichtsgebühr bereits zahlen. Wer diesen Weg einschlagen möchte, der wendet sich an ein Mahngericht. Hier gibt es auch die Möglichkeit, online einen Antrag zu stellen. Eine sehr gute Anlaufstelle dafür ist die Webseite: www.mahngerichte.de. Der Online-Antrag spart Zeit und Aufwand.